de.wedoany.com-Bericht: Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) und das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) haben am 9. Juni auf dem Berliner „Tag der öffentlichen Auftraggeber“ den Preis „Innovation schafft Vorteile“ für herausragende öffentliche Beschaffung verliehen.
Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) wurde für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Unterstützung bei der Erstellung von Entwürfen für Leistungsbeschreibungen (Terms of Reference, ToR) im Beschaffungswesen ausgezeichnet. Die GIZ beschafft seit langem Beratungsleistungen für internationale Kooperationsprojekte und muss für jede Aufgabe eine maßgeschneiderte Leistungsbeschreibung erstellen. Für diesen zeitaufwändigen Prozess wurde der interne Chatbot „KIM“ der GIZ um eine ToR-Funktion erweitert, die auf Basis von rund 50.000 tatsächlichen Leistungsbeschreibungen aus eigenen Ausschreibungsverfahren trainiert wurde.
Die Anwendung erstellt automatisch strukturierte Rohentwürfe, wobei die fachliche und qualitative Verantwortung weiterhin bei den Mitarbeitenden liegt. Das System unterstützt die vier Unternehmenssprachen der GIZ und hat seit seiner Einführung im Mai 2025 über 1.000 Entwürfe generiert. Die erzeugten Daten verbleiben vollständig innerhalb der GIZ-Organisation.
Die Effizienzsteigerung durch die systematische Nutzung tatsächlicher Ausschreibungsunterlagen zur Optimierung des täglichen Arbeitsablaufs sowie die Einhaltung formeller Vorschriften bei gleichzeitiger Nutzung moderner Technologien beeindruckten die Jury.
Der zweite Preis „Innovation schafft Vorteile“ wurde der Stadt Düsseldorf für ihr Konzept der Tagesreinigung von Schultoiletten während des Unterrichts verliehen. Zuvor hatte sich der hygienische Zustand der Schultoiletten kontinuierlich verschlechtert, was zu Beschwerden von Eltern, Schulen und Schülern führte, während die traditionelle Nachmittagsreinigung keine Verbesserung brachte. Da es schwierig war, gleichzeitig Reinigungskräfte für 170 Standorte zu erhöhen, entwickelte die Stadt das Tagesreinigungskonzept.
In 16 Pilotschulen erarbeitete das Projektteam gemeinsam mit Schulen, Reinigungskräften und der Verwaltung Reinigungspläne und optimierte diese kontinuierlich. Die Tagesreinigung erhöhte die Sichtbarkeit der Reinigungskräfte, ermöglichte eine schnellere Reaktion auf plötzliche Verschmutzungen und förderte gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein der Nutzer.
Die Projektergebnisse zeigen, dass die Arbeitszeiten der Reinigungskräfte eine bessere Vereinbarkeit mit familiären Verpflichtungen ermöglichen und die Arbeitszufriedenheit deutlich gestiegen ist. Darüber hinaus verbrachten die städtischen Mitarbeiter weniger Zeit mit der Aufsicht, und es wurden Einsparungen bei Hygienematerialien erzielt, was zu Effizienzgewinnen führte. Das Konzept wurde inzwischen auf 96 Schulen ausgeweitet und auf Bürogebäude sowie das Düsseldorfer Rathaus übertragen.
Die Kommunikation mit allen Beteiligten und das umfassende Change-Management vor der Umsetzung sowie die durch Effizienzgewinne erzielte Stärkung der sozialen Nachhaltigkeit und der wirtschaftliche Erfolg überzeugten die Jury.
Seit 2006 zeichnet der Preis „Innovation schafft Vorteile“ jährlich herausragende Leistungen öffentlicher Auftraggeber bei Beschaffungsinnovationen und der Einführung innovativer Prozesse aus. Die diesjährige Preisverleihung fand im Rahmen des Berliner „Tags der öffentlichen Auftraggeber“ statt, der jährlich Beschaffungsmanager von Bund, Ländern und Kommunen sowie Unternehmen des öffentlichen Rechts zusammenbringt, um sich schwerpunktmäßig mit Themen wie Digitalisierung und innovativen Ausschreibungswerkzeugen zu befassen.
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